در دنیای امروزی پر از فناوری و ارتباطات، برگزاری وبینارها به یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی و آموزشی تبدیل شده است. با استفاده از این رویدادهای آنلاین، افراد می‌توانند به راحتی با هم در ارتباط باشند، اطلاعات جدید را فرا بگیرند و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. اما برگزاری یک وبینار موفق نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، مهارت‌های فنی، و استفاده از ابزارهای مناسب است .
نحوه برگزاری وبینار، موضوعی است که امروزه افراد بسیار زیادی در رابطه با آن به دنبال اطلاعات جامع و کاملی هستند. اما آیا می‌دانید دلیل تمایل افراد به برگزاری وبینارها چیست؟
در این مقاله، به بررسی کلیدی‌ترین اقدامات و نکات مربوط به نحوه برگزاری وبینارها خواهیم پرداخت. از انتخاب موضوع مناسب و تعیین هدف وبینار تا انتخاب بهترین پلتفرم و ابزارها برای اجرا، تمامی جوانب این فرایند مهم را بررسی خواهیم کرد. همچنین، به بررسی راهکارهایی که می‌توانند کیفیت و موفقیت وبینارها را افزایش دهند، خواهیم پرداخت .
Table of Contents
آشنایی با مفهوم وبینار
وبینار ، به معنی کنفرانس و یا سمینار اینترنتی است. این واژه از دو واژه “وب” (که به اینترنت اشاره دارد) و “سمینار” ( که به معنای کنفرانس یا جلسه اطلاع‌رسانی است) تشکیل شده است. در واقع، وبینار یک رویداد یا جلسه آموزشی است که از طریق اینترنت برگزار می‌شود و افراد مختلف می‌توانند به صورت آنلاین در آن شرکت کنند.
وبینارها به عنوان یک ابزار موثر در انتقال دانش، ارتباط با مخاطبان، ارائه محتوا و برگزاری جلسات آموزشی و تبادل اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرند. از مزایای برگزاری وبینارها می‌توان به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های مرتبط با مسافت و حضور فیزیکی، امکان ارائه محتوای آموزشی با کیفیت و ارتباط فعال با شرکت‌کنندگان اشاره کرد. هدف اصلی برگزاری وبینارها به اشتراک‌گذاری دانش، تبادل اطلاعات و ارتقاء دانش فردی و سازمانی است. این رویدادها می‌توانند به شکل زنده (لایو) یا به صورت ضبط شده (بازپخش) ارائه شوند و افراد می‌توانند در زمان‌ها و مکان‌های مختلف به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
وبینار به‌عنوان یکی از روش‌های آموزشی جدید به حساب می‌آید و امروزه در بسیاری از حوزه‌ها، افراد وبینارهایی را به‌عنوان کلاس‌ها و جلسات آموزشی برگزار می‌کنند. وبینار در مکان خاصی برگزار نمی‌شود و از این جهت از سراسر یک کشور یا شهر، هر فردی می‌تواند در این کلاس‌ها و جلسات آموزشی شرکت کند. به بیان دیگر در برگزاری وبینارها، هیچ محدودیتی برای شرکت در آن وجود ندارد.
فردی که برگزاری وبینار را بر عهده دارد، می‌تواند همانند یک معلم یا سخنران برای افراد اسلایدها یا فیلم‌های آموزشی پخش کند و در نهایت نیز امکان ذخیره وبینار و مشاهده آن در زمانی دیگر نیز وجود دارد. اما می‌دانید نحوه برگزاری وبینار به چه شکل است؟ آیا می‌دانید از این راه، چگونه می‌توانید با مخاطبین خود ارتباط داشته باشید؟
قسمت اول از آموزش نحوه برگزاری وبینار
اگر می‌خواهید بدانید که چگونه باید وبینار را اصولی برگزار کنید، لازم است با مراحل برگزاری به‌طور کامل آشنا باشید. لازم است مراحل مهمی را بشناسید که پیش از برگزاری و در طول برگزاری انجام آن‌ها ضرورت دارد و درصورتی‌که تمامی کارها دقیق و با جزئیات انجام شود، در نهایت می‌توانید وبینار موفقی داشته باشید.
و اما در این بخش از مقاله، مراحلی را نام می‌بریم که لازم است پیش از شروع وبینار به آن‌ها توجه داشته باشید. این مراحل عبارت‌اند از:
-
- انتخاب پلتفرمی مناسب
-
- تشکیل تیمی با دانش و مهارت‌های بالا
-
- انتخاب موضوع وبینار پس از تحلیل و بررسی‌های لازم
- برنامه ریزی زمانی مناسب برای اجرای هر چه بهتر وبینار
-
- نوشتن اسکریپت یا چک لیست شرح موضوعات
-
- تبلیغ کردن وبینار
-
- آماده‌سازی امکانات و ابزارهای لازم جهت برگزاری جلسات یا کلاس‌های آموزشی موردنظر
- آزمایش فنی پیش از برگزاری وبینار
- ایجاد فرصت و سیستم تبادل نظر برای شرکت کنندگان
- ارائه محتوا به شیوه ای جذاب
- ثبت وبینار و ارائه مجدد آن
در بخش‌های بعدی هرکدام از موارد بالا را به‌طور مختصر خدمت شما عزیزان شرح می‌دهیم.
انتخاب پلتفرم مناسب برای برگزاری وبینار
انتخاب پلتفرم مناسب در نحوه برگزاری وبینار امری بسیار حیاتی است که بر تجربه و رضایت شرکت‌کنندگان و ارائه‌دهندگان تأثیرگذار است و باید به نیازها و اهداف شما برای وبینارها و همچنین نیازهای شرکت‌کنندگان توجه کنید .
پیش از انجام هر کار دیگری، باید بدانید که می‌خواهید 0 تا 100 وبینار به چه شکل برگزار شود. دقت داشته باشید که این موضوع تا حد بسیار زیادی بستگی به نوع وبینار موردنظرتان دارد. برای آن‌که این کار به نحو احسن انجام شود، می‌توانید با تیم خود جلسه‌ای تشکیل دهید. در این جلسه اهداف نهایی خود را بررسی کنید. آیا قصد آموزش به مشتریان خود را دارید یا می‌خواهید برنامه‌ای داشته باشید که در نهایت منجر به فروش بیش‌تر محصولات یا خدمات شما شود؟ همچنین ممکن است بخواهید برای اولین بار، خدمات یا محصول خود را به افراد معرفی کنید یا بسیاری اهداف دیگر که بیان تمامی آن‌ها در این بخش نمی‌گنجد.
از محبوب ترین پلتفرمهایی که می توان برای اجرای وبینار از آن ها استفاده کرد عبارتند از:
همچنین باید توجه داشته باشید که برخی از این پلتفرم‌ها به صورت رایگان ارائه می‌شوند و برخی دیگر نیازمند پرداخت هزینه‌هایی برای استفاده از امکانات پیشرفته‌تر هستند. بهتر است با توجه به نیازها و بودجه خود پلتفرم مناسب را انتخاب کنید.
اهمیت تشکیل تیم ماهر در برگزاری وبینار
برای آن‌که بتوانید در نهایت اجرای موفقی داشته باشید، لازم است بسته به موضوع وبیناری که در نظر دارید، از افراد متخصص و با دانش کافی استفاده کنید. تیمی از این افراد تشکیل دهید و کارها را بین تیم تقسیم‌بندی کنید. به‌عنوان مثال شما نیاز به یک سخنران دارید تا بتواند به‌خوبی وبینار را برگزار کند. همچنین نحوه برگزاری وبینار تا حد زیادی بستگی به میزبانان شما دارد. اگر می‌خواهید وبیناری داشته باشید که در آن جوی صمیمی وجود داشته باشد و در نهایت مخاطبین به موضوع جلسه علاقه‌مند شوند، لازم است از میزبانان متخصص و کاربلد بخواهید در وبینار شما حضور پیدا کنند.
انتخاب موضوع وبینار
انتخاب موضوع مناسب برای برگزاری وبینار بسیار مهم است و باید به نیازها و علاقه‌های مخاطبانتان توجه کنید. در اینجا چند نکته برای انتخاب موضوع مناسب برای وبینارتان را مطرح می‌کنم:
- قبل از انتخاب موضوع، باید هدف اصلی وبینار خود را مشخص کنید. آیا می‌خواهید اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید؟ آیا می‌خواهید مهارت‌های خاصی را آموزش دهید؟ یا شاید می‌خواهید راهنمایی‌ها و تکنیک‌هایی برای حل مشکلات فراهم کنید؟
- برای انتخاب موضوع، باید با مخاطبان خود آشنا شوید و نیازهای واقعی آن‌ها را درک کنید. یک بررسی دقیق از سوالات و نیازهای متداول مخاطبان می‌تواند به شما کمک کند تا موضوعی را انتخاب کنید که واقعاً برای آن‌ها مفید باشد.
- به دنبال موضوع‌هایی بگردید که در حال حاضر در صنعت یا عرصه مورد علاقه‌تان مورد توجه قرار دارند. موضوعات روزمره و مرتبط با چالش‌های فعلی مخاطبانتان، معمولاً جذابیت بیشتری دارند.
- ممکن است در صنعت یا عرصه‌ای خاص، موضوعاتی وجود داشته باشند که هنوز به آن‌ها توجه کافی نشده است. با انتخاب یک موضوع که پوشش نشده است، می‌توانید توجه بیشتری به وبینارتان جلب کنید .
- انتخاب موضوعی که شما در آن تخصص دارید و می‌توانید به طور کامل آن را پوشش دهید، می‌تواند به ایجاد وبیناری موفق کمک کند.
- اگرچه موضوعاتی مانند راه‌اندازی کسب و کار، بهینه‌سازی کارآفرینی و مهارت‌های رهبری همیشه جذاب هستند، اما باید تنوع را نیز در نظر بگیرید و موضوعات جدید و جذاب را نیز در نظر بگیرید.
با توجه به این نکات، می‌توانید موضوعی را انتخاب کنید که بهترین نتیجه را برای وبینار شما به همراه داشته باشد.
باید بدانید که نحوه برگزاری وبینار، کاملاً بستگی به موضوع انتخابی شما دارد. برای آن‌که بتوانید موضوع مناسبی انتخاب کنید، لازم است در ابتدا تحقیقات جامع و کاملی داشته باشید. به‌عنوان مثال می‌توانید در صورت داشتن سایت، به محتواهای آن نگاه کنید و پس از بررسی‌های لازم، موضوع وبینار خود را انتخاب نمایید. البته نه‌تنها در سایت، بلکه در شبکه‌های اجتماعی نیز می‌توانید به دنبال موضوع باشید. دقت کنید که افراد به کدام یک از محتواها توجه بیشتری دارند. مشارکت افراد و بازخورد آن‌ها را در هر موضوع بررسی کنید. در نهایت می‌توانید موضوعات پرطرفدار را گلچین کنید و برای انتخاب موضوع وبینار خود، از موضوعات موجود، الهام بگیرید.
نحوه برگزاری وبینار ( بسته به چک لیست موضوعات )
در این مرحله، تیم خود را تشکیل دادهاید و موضوع و عنوان مناسبی را انتخاب کرده‌اید. اکنون لازم است برای وبینارتان، محتوا تهیه کنید. اگر با دقت خاصی این کار را انجام دهید، در نهایت می‌توانید ساختار محتوای وبینار خود را به شرکت‌کنندگان ارائه دهید و انجام این کار می‌تواند بسیار کمک‌کننده و تأثیرگذار باشد.
در مورد محتواهایی که قرار است میزبانان ارائه دهند، به‌خوبی مشورت کنید و در نهایت هر آنچه نیاز دارید را در لیست خود اضافه کنید شما می‌توانید از فیلم‌های آموزشی، اسلایدها و … نیز استفاده نمایید. به‌طور کلی زمانی که چک لیست خود را تهیه می‌کنید، به چالشی بودن و جذاب بودن محتوا توجه کنید. به‌عنوان مثال محتواهایی که در قالب یک تجربه یا داستان بیان می‌شوند، بر روی مخاطب تأثیرگذارتر هستند.
تبلیغ وبینار
در این مرحله از آموزش نحوه برگزاری وبینار، به بررسی راه‌های تبلیغاتی می‌پردازیم. برای آن‌که بتوانید تعداد افراد بیشتری را جذب وبینار خود کنید، می‌توانید در شبکه‌های اجتماعی، وبینار خود را تبلیغ کنید. ارسال فرم مشاوره و برنامه‌ریزی‌ها جهت ارسال ایمیل هم می‌تواند تعداد شرکت‌کنندگان را افزایش دهد. دقت داشته باشید که هر تلاشی تاکنون انجام دادهاید، بدون حضور افراد هیچ تأثیری نخواهد داشت. بنابراین باید از راهکارهایی استفاده کنید که بتواند مخاطبین را جذب کند در وبینار شما شرکت کنند.
ارکان مورد نیاز برای برگزاری وبینار
تهیه محتوا و مواد آموزشی و آزمایش فنی پیش از برگزاری وبینار بسیار حیاتی است و می‌تواند به موفقیت و کیفیت بالای وبینار کمک کند. در ادامه، مراحل اصلی تهیه محتوا و مواد آموزشی و آزمایش فنی را برای شما توضیح می‌دهم:
- ابتدا باید سرفصل و موضوعاتی که می‌خواهید در وبینار خود پوشش دهید را تدوین کنید. این سرفصل باید به تفصیل موضوعاتی که می‌خواهید بررسی کنید و مواردی که به آن‌ها تمرکز خواهید داد، را شامل شود.
- بر اساس سرفصل تهیه شده، می‌توانید اسلایدها، ویدیوها، تصاویر، نمودارها و هر نوع محتوای تصویری دیگری که نیاز دارید را تهیه کنید. محتوای تصویری باید واضح، جذاب و آموزنده باشد.
- علاوه بر محتوای تصویری، می‌توانید متن‌های توضیحاتی، مطالب تکمیلی، نمونه‌ها و مثال‌ها و هر نوع مطلب دیگری که نیاز است را تهیه کنید و به محتوای وبینار اضافه کنید.
- پیش از برگزاری وبینار، حتماً زمان کافی را برای آزمایش فنی اختصاص دهید. این شامل تست تمامی ابزارها و تنظیمات صدا، تصویر و اتصال اینترنت می‌شود. از اطمینان حاصل کنید که تمامی محتواها به درستی پخش می‌شوند و هیچ مشکل فنی وجود ندارد. باید بدانید 0 تا 100 وبینار شما همچنین بستگی به سخت‌افزارهایی دارد که استفاده می‌کنید. اکنون که برنامه‌ریزی‌های قبل از شروع وبینار را انجام دادهاید، لازم است برای تهیه دوربین فیلم‌برداری، میکروفون و … اقدام کنید و دقت داشته باشید که هر چه حرفه‌ای‌تر باشند، کیفیت وبینار شما بالاتر می‌رود. دقت داشته باشید سیستم سخت‌افزاری مشکلی نداشته باشد و حواستان باشد تمامی این بررسی‌ها را پیش از شروع وبینار انجام دهید.
- پس از آزمایش فنی و قبل از برگزاری وبینار، می‌توانید محتوا و مواد آموزشی را به دقت مورد بررسی قرار داده و اصلاحات لازم را اعمال کنید. از نظرات و بازخوردهایی که از افرادی که محتوا را مورد بررسی قرار می‌دهند دریافت می‌کنید استفاده کنید.
- همچنین، پیش از برگزاری وبینار، مطمئن شوید که آمادگی لازم برای پشتیبانی از شرکت‌کنندگان در صورت بروز مشکلات فنی وجود دارد. اطلاعات تماس و ابزارهای ارتباطی مانند چت زنده و یا ایمیل برای ارتباط با شرکت‌کنندگان را فراهم کنید.
با رعایت این مراحل، می‌توانید محتوا و مواد آموزشی مرتبط و کیفیت بالایی برای وبینارتان تهیه کنید و با آزمایش فنی صحیح، اطمینان حاصل کنید که همه چیز در زمان برگزاری به خوبی پیش می‌رود.
به‌عنوان مثال باید از سالم بودن و باکیفیت بودن میکروفون مطمئن شوید و بهتر است در محیطی از میکروفون استفاده کنید که سروصدایی وجود نداشته باشد. تنظیمات ضبط را به‌خوبی کنترل کنید و سعی کنید برای گرفتن از عکس، از لامپ‌هایی استفاده کنید که نور مناسبی داشته باشند. به‌طور کلی لازم است پیش از شروع وبینار تمامی سیستم‌ها را بررسی کنید و از عملکرد درست آن‌ها، مطمئن شوید.
قسمت دوم از آموزش روش برگزاری وبینار
در بخش‌های قبلی در رابطه با مراحلی صحبت کردیم که پیش از شروع وبینار باید انجام شوند. در این بخش از مقاله نحوه برگزاری وبینار نکاتی را بازگو میکنیم که لازم است به آن‌ها توجه کنید. این مراحل عبارت‌اند از:
- سعی کنید در طول برگزاری وبینار، آرامش داشته باشید.
دقت داشته باشید که حفظ آرامش شما در طول برگزاری جلسه، تا حد بسیار زیادی بستگی به اقداماتی دارد که پیش از برگزاری انجام دادهاید. اگر تمامی کارها را با دقت و اصولی پیش برده باشید، هیچ نگرانی در نحوه برگزاری وبینار نخواهید داشت. ممکن است صدها نفر در ویبنار شما حضور داشته باشند، در ین جا باید سعی کنید کاملاً طبیعی رفتار کنید. آرامش شما در این مرحله بستگی دارد تا چه حد به موضوع و محتواهای آماده شده تسلط دارید.
- زمان‌بندی مناسبی داشته باشید.
زمان‌بندی مناسب در کنار محتواهای جذاب، می‌تواند به‌خوبی مخاطبان شما را درگیر کند. بر اساس تجربه‌های افراد موفق در برگزاری وبینارها، پیشنهاد می‌شود زمان وبینار از یک ساعت بیش‌تر نشود. برای آن‌که بتوانید زمان وبینار را مدیریت کنید، لازم است تنها با بیان یک مقدمه کوتاه، با روشی مناسب اهداف خود را برای مخاطبان توضیح دهید. همچنین بهتر است مقدمه‌چینی نکنید و سریعاً به سراغ موضوع اصلی وبینار بروید. مورد بعدی در رابطه با زمان پایانی وبینار است، برای آن‌که مخاطبان خود را از دست ندهید، می‌توانید در زمان‌های پایانی، پرسش و پاسخ داشته باشید.
- با مخاطبان خود در طول وبینار تعامل داشته باشید.
تعامل داشتن با مخاطبان در طول وبینار، موضوع مهمی است که باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. اگر 0 تا 100 وبینار را جذاب و چالشی کنید، در نهایت مخاطبین بیشتری به سمت شما جذب می‌شوند. به‌عنوان مثال می‌توانید از سؤالات چالشی در حین برگزاری وبینار استفاده کنید.
سخن پایانی
در این مقاله در رابطه با نحوه برگزاری وبینار صحبت کردیم. در ابتدا مراحلی را بیان کردیم که پیش از شروع وبینار باید آن‌ها را طی کنید و اگر با دقت و اصولی تمامی مراحل را اجرا کنید، در طول وبینار با هیچ مشکلی مواجه نمی‌شوید. اگر بتوانید تمامی نکات گفته شده در رابطه با پیش از شروع وبینار و در طول برگزاری وبینار را به‌خوبی رعایت کنید، به‌احتمال‌زیاد در نهایت وبینار شما به‌عنوان یکی از موفق‌ترین وبینارها شناخته خواهد شد.
افکارتان را باما در میان بگذارید